De functie Secretaresse - Fabius opleidingen

Is er veel werk voor secretaresses?

Nederland telt circa 51.000 secretaresse banen. Dat aantal is de laatste jaren afgenomen. Dat komt mede door automatisering en digitalisering van werkprocessen waardoor de eenvoudige secretaressefuncties zijn vervallen. Een andere oorzaak is dat de functie secretaresse ook steeds meer onder andere benamingen voorkomt, zoals managementassistent, personal assistent en officemanager. Er wordt steeds meer gevraagd van een secretaresse en voor goed opgeleide secretaresses is daardoor juist meer werk dan voorheen. Dat is goed om te weten als je de opleiding voor secretaresse overweegt of werkzoekende bent.

Hoe ziet het functieprofiel voor een secretaresse eruit?

Als secretaresse vervul je een belangrijke functie op kantoor. Dat komt doordat je heel veel zaken regelt en voor medewerkers en externe relaties vaak als eerste en belangrijkste aanspreekpunt wordt gezien. Je bent duidelijk een alleskunner die leidinggevenden en andere collega’s zo veel mogelijk probeert te ontzorgen. Dat betekent dat je ook breed ingezet kunt worden.

Wat doe ik allemaal als secretaresse?

Welke taken je als secretaresses precies uitvoert, hangt uiteraard af van waar je gaat werken. Je werkveld is in elk geval zeer breed. Binnen het bedrijf heb je ook met veel verschillende mensen contact. Met welke collega’s je te maken krijgt, hangt af van je specifieke werkplek.

De belangrijkste werkzaamheden van een secretaresse zijn:

Inkomende en uitgaande communicatie afhandelen
 Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt en verwerk je de inkomende telefoontjes, e-mail en post. Doordat jij de inkomende communicatie afhandelt, kunnen medewerkers en directie zich focussen op hun taken. Je zorgt niet alleen dat de communicatie op de juiste plek terechtkomt, indien nodig verwijs je mensen ook door of zorg je dat vragen beantwoord worden. Zowel mondeling, als schriftelijk, meestal in het Nederlands maar ook steeds meer in het Engels.
Agendabeheer
 Je beheert voor je leidinggevenden of directieleden hun agenda. Je voorkomt zo niet alleen dat medewerkers en externe onaangekondigd binnenlopen, je zorgt ook voor voldoende tijd in de agenda voor diverse afspraken en werkzaamheden.
Inplannen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen 
Je organiseert vergaderingen. Je maakt een vergaderagenda, verzamelt de onderwerpen en notuleert bijeenkomsten. Na een vergadering werk je de notulen uit en stuurt deze rond naar alle deelnemers van de bijeenkomst. 
Ontvangen van gasten
Als secretaresse ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor gasten. Je zorgt altijd dat gasten goed ontvangen worden terwijl ze wachten op hun afspraak. Jij informeert tegelijkertijd je collega dat zijn of haar gast er is.
Bijeenkomsten organiseren
  Afhankelijk van het bedrijf waar je werkt, organiseer je ook kleine bijeenkomsten, zoals een presentatie of workshop. Je regelt een locatie, de aankleding, de uitnodigingen, het eten en drinken, etc.
Administratieve werkzaamheden
 Hieronder valt het opstellen van e-mails en brieven, het op een gestructureerde manier verwerken en vastleggen van allerlei informatie, etc.  
Archiveren
 Het netjes opbergen van de administratie behoort ook tot jouw taken. Dit heet archiveren.

Bovengenoemde taken betreffen de kerntaken van de secretaresse. In kleinere organisaties zijn je taken meestal meer divers. Daarbij moet je denken aan het organiseren van bijeenkomsten, facilitaire ondersteuning, taken op het gebied van personeelszaken en financiële administratieve werkzaamheden. Binnen grote organisaties zijn er ook secretaresses met meer taken maar dan gaat het meestal om de functie van managementassistent, directiesecretaresse of officemanager.

Wanneer ben je geschikt voor de functie secretaresse?

Voor de zeer afwisselende baan van secretaresse moet je van aanpakken weten. Je moet snel en zonder problemen kunnen schakelen tussen je verschillende werkzaamheden. De klant staat altijd op nummer 1. Die klant is overigens niet alleen de externe klant maar ook de interne klant, dus je leidinggevenden en collega’s van andere afdelingen met wie je veelvuldig contact hebt. Je zorgt er ook voor dat je er netjes verzorgd uitziet, zodat je baas je ook in contact kan brengen met klanten.

Veel werkzaamheden doe je via de computer. Dat betekent dat je blind en volgens de 10-vinger systeem moet typen, maar uiteraard ook kennis hebt van internet en MS Office-programma’s. Denk bijvoorbeeld aan: Word, Outlook en Excel. Als je hier niet zo bedreven in bent, dan is het van groot belang dat je een gerichte opleiding of computertraining volgt om dit te leren. Uiteraard is het nodig dat je goed Nederlands kunt spreken en schrijven. Maar ook je Engelse correspondentie moet op orde zijn.

Wat ga ik als secretaresse verdienen?

Je vraagt je wellicht af hoeveel je gaat verdienen als secretaresse op mbo-niveau? Het salaris is altijd afhankelijk van je takenpakket, opleiding, werkervaring en leeftijd. Het gemiddelde loon bedraagt ruim € 2.000,- bruto per maand voor een fulltimebaan. Beginnende secretaresse verdienen uiteraard minder. Secretaresses met een goede en praktijkgerichte opleiding op mbo-niveau en veel werkervaring kunnen boven € 2.500 uit komen.

Welke opleiding heb ik nodig?

Om als secretaresse te kunnen werken, is het van belang dat je een opleiding voor secretaresse volgt. Een dergelijke studie kun je vaak in deeltijd volgen. Bijvoorbeeld een avond per week les of 1 ochtend per week. Er is geen specifieke vooropleiding nodig om deze opleiding te volgen. Wel dien je Nederlands en Engels te beheersen op vmbo/mavo/lbo-niveau.

Bij Fabius Opleidingen bestaat de opleiding voor Secretaresse uit twee delen, de opleiding Administratief Medewerker en de Vervolgopleiding Secretaresse.

Meer informatie over deze beroepsgerichte deeltijdopleiding die je in 13 maanden kunt volgen, vind je op Fabiusopleidingen.nl.

Kan ik parttime werken?

De functie van secretaresse is geliefd, omdat er nagenoeg altijd mogelijkheden zijn om parttime te werken. De hoeveelheid uren die je kunt werken als parttimer bepaalt je werkgever. Daar zijn geen minimum- of maximumaantal uren voor vastgesteld.

Wat moet ik verder nog weten?

De functie voor secretaresse is erg geliefd bij vrouwen. Maar er zijn ook steeds meer mannen die met veel plezier en verve werken in deze functie.

Spreekt deze functie je aan en wil je graag de opleiding voor secretaresse volgen? Dan kun je hier meer informatie vinden.

Andere functie's

Benieuwd naar de andere functies waar de opleidingen van Fabius je voor opleiden?

Heb je advies nodig?

Download gratis brochure

GRATIS DOWNLOAD