De functie Office Manager

Is er veel werk voor een office manager?

De functie van officemanager is niet alleen dynamisch en boeiend. Deze functie is ook onmisbaar binnen moderne organisaties. Dat komt doordat medewerkers binnen organisaties steeds mobieler worden, vaker op flexplekken of thuis werken, en dat de office manager een belangrijke schakel is tussen medewerkers: dankzij de office manager kunnen collega’s hun werk voor klanten goed uitvoeren. Het belang van een goede office manager wordt met deze ontwikkeling dus steeds groter.

Wat doe ik als office manager?

Als office manager ben je een onmisbare schakel in het werkproces. Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent de spin in het web en zorgt dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent daarnaast de steun en toeverlaat van een manager, directeur of het directieteam.
In elke organisatie wordt de functie net iets anders ingevuld, maar de meeste werkzaamheden zie je in elk functieprofiel van een officemanager terug komen.

Hoe ziet het functieprofiel voor een office manager eruit?

In een functieprofiel staat alles wat je als medewerker in een bepaald vak moet kunnen. 
Voor een office manager zijn dit met name onderstaande specifieke taken:

• administratieve taken;
• documentatie;
• kantoorbeleid;
• plannen en organiseren;
• managementondersteuning;
• leidinggeven.

Wat zijn zoal je werkzaamheden als office manager?

• Diverse administratieve werkzaamheden zoals archiveren, postverwerking, telefoon- en e-mailverkeer.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie.
• Aanspreekpunt voor andere afdelingen.
• Beheren van de agenda.
• Beheer van facilitaire zaken zoals voorraadbeheer.
• Beheren van het archief en contracten.
• Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen.
• Zakelijke correspondentie: uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten.
• Beheer van personele zaken zoals een deel van de personeelsadministratie.
• Aansturen van secretariële medewerkers.

Waar werken office managers?

Een office manager kan in elk soort bedrijf werkzaam zijn. Van ICT-bedrijven en commerciële organisaties tot culturele instellingen en overheidsdiensten. Je kunt met deze functie dus in veel verschillende branches werken.

Met wie werken office managers?

Office managers hebben in hun werk te maken met leidinggevenden, zoals managers en directie(team), met diverse afdelingen binnen de organisatie, zoals HR en de facilitaire dienst en met collega’s zoals administratief medewerkers, receptionisten en telefonisten. Naast interne contacten heb je als officemanager ook contact met andere bedrijven en instellingen en klanten.

Wanneer ben je geschikt als office manager?

Zorg jij graag dat alles op rolletjes loopt? Dan is de functie van office manager echt iets voor jou. Een geschikte office manager bezit verder de volgende kwaliteiten:

• je kunt zelfstandig werken;
• je bent vriendelijk en tactvol;
• je weet van aanpakken;
• je kunt goed plannen en organiseren;
• je bent klantgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk;
• je bent zorgvuldig;
• je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk;
• je stelt duidelijke grenzen;
• je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen;
• je kunt snel schakelen;
• je kunt foutloos Nederlands schrijven;
• je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
• je bent stressbestendig;
• je bent kritisch en assertief.

Wat ga ik als office manager verdienen?

Een startende office manager verdient gemiddeld € 2.200,- per maand (bron: loonwijzer.nl). Jouw salaris hangt echter af van je opleiding, werkervaring en leeftijd en of je leidinggevende bent. Je salaris kan oplopen tot € 3.200,- per maand.

Welke opleiding heb ik nodig?

Met vakgerichte opleidingen en cursussen kun je vaardigheden voor de functie van office manager verbeteren. Een goed voorbeeld is de beroepsgerichte deeltijdopleiding van Fabiusopleidingen.nl.

Hoe ziet de opleiding voor office manager eruit?

De vakgerichte opleiding voor office manager bij Fabius Opleidingen bestaat uit 2 onderdelen: de opleiding Administratief Medewerker (30 lessen van 3 uur in circa 9 maanden) en de vervolgopleiding Office Manager (15 lessen van 3 uur in circa 4 maanden).

Na het behalen van beide examens beschik je over 2 waardevolle vakdiploma’s. Uit de praktijk blijkt dat je hiermee een brede basis hebt opgebouwd binnen dit vakgebied en dat is erg belangrijk voor jouw positie op de arbeidsmarkt.

Wat moet ik nog meer weten over deze opleiding?

Andere bijzonderheden over deze opleiding zijn:

• de totale opleiding bestaat uit 45 lessen van 3 uur;
• je leert allerlei administratieve werkzaamheden;
• je leert klantgericht te werken en het gesprekstechnieken te gebruiken;
• je wordt getraind in Word, Excel en Outlook;
• je leert zakelijk te corresponderen in Nederlands;
• je leert hoe je zorgt voor een goede planning en organisatie;
• je leert over je werkzaamheden op het gebied van personele en facilitaire ondersteuning;
• je leert de belangrijkste aspecten van leidinggeven.

Kan ik parttime werken?

Office managers werken vaak fulltime. Maar er zijn zeker mogelijkheden om de functie ook parttime te vervullen. De hoeveelheid uren die je kunt werken als parttimer is afhankelijk van wat je werkgever wil. Daar zijn geen minimum- of maximumaantal uren aan verbonden. Afspraken over deeltijd werken maak je altijd met je leidinggevende.

Zijn er doorgroeimogelijkheden voor een office manager?

Office managers hebben als spin-in-het-web meestal uitstekende contacten. Dat netwerk kan helpen bij het vinden van nieuwe uitdagingen of doorgroeimogelijkheden. Vaak zie je office managers doorgroeien in de functie van projectmanager, facilitair manager, PR-adviseur, directiesecretaris, planner of communicatiemedewerker.

Wat moet ik verder nog weten over deze functie?

De functie van officemanager lijkt erg op die van directiesecretaresse of management assistent. Toch zijn er verschillen. Een officemanager geeft namelijk leiding aan het secretariaat of maakt er onderdeel van uit. Soms maakt de office manager zelfs deel uit van het management team. En anders dan een directiesecretaresse geeft een officemanager ondersteuning aan meerdere personen of afdelingen en niet alleen aan de directie of het management.

De functie van office manager op mbo-niveau kom je ook vaak tegen onder andere benamingen zoals hoofd secretariaat. Deze functies hebben min of meer hetzelfde profiel.

Spreekt deze functie je aan en wil je graag de opleiding voor office manager volgen? Dan kun je meer infmatie vinden op de office manager opleiding pagina.

Andere functie's

Benieuwd naar de andere functies waar de opleidingen van Fabius je voor opleiden?

• De functie Accountmanager
• De functie Administratief medewerker
• De functie Commercieel medewerker binnendienst
• De functie Medewerker klantenservice
• De functie Verkoopmedewerker
• De functie Secretaresse
• Een functie in de Boekhouding
• De functie Commercieel medewerker buitendienst